People who conduct business in Spanish have to use written communication: particularly business mail.

 

Each e-mail has its own style, structure and purpose. That means that you must get used to the specific vocabulary and have a good grasp of Spanish grammar.

 

Therefore, I am going to teach you how to write a request letter or e-mail to ask information:

 

1.  The structure.

2.  Grammar.

3.  Vocabulary:

     a.  Specific glossary.

     b.  Useful phrases.

 

The structure of a request letter or e-mail to ask information.

 

Nowadays, it is more usual to write an e-mail than a formal letter. Nevertheless, the structure of this type of mail is the same in both formats. Basically, you must divide your writing in the following parts:

 

1.  Subject.

2.  Formal greeting (estimados señores, señores, etc.).

3.  Target of the mail.

4.  Conditions.

5.  Formal farewell.

 

Let’s see an example.

 

Asunto:

Solicitud de catalogo

Saludo

Estimados señores

Objeto de la carta

Para poder aumentar la oferta a nuestros clientes, estamos informándonos de las distintas empresas suministradoras. Por ello, les rogamos encarecidamente que nos envíen su catálogo de equipos y consumibles, e información sobre precios, condiciones generales de venta y descuentos

Condiciones

Estudiaremos detenidamente su propuesta y, podremos cursarles un pedido a principios del mes próximo podremos cursarles un pedido a principios del mes próximo.

Despedida

A la espera de sus noticias, les saludamos muy atentamente.

 

We will see a practical exercise at the end of this article that you can practice this type of mail at work or home.

 

Grammar.

 

Es habitual el uso del presente de subjuntivo y el pretérito imperfecto de subjuntivo. Los verbos más comunes:

 

  • Incluir
  • Especificar
  • Conceder
  • Atender
  • Tener
  • Puntualizar
  • Remitir
  • Hacer

 

Veamos algunos ejemplos:

 

  • Agradecería que me hicieran / hiciesen llegar un presupuesto.
  • Le rogamos que especifiquen sus condiciones de pago.
  • Solicitamos que nos concedan las facilidades de pago.
  • Le ruego que me remitan una relación de precios.
  • Agradeceríamos que nos puntualizaran sus plazos de entrega.

 

Vocabulary.

 

Business papers

 

  • El albarán
  • El catálogo
  • El cheque
  • Las condiciones de financiación / pago
  • La factura
  • La lista de precios
  • El muestrario
  • La oferta
  • El presupuesto
  • El recibo
  • Las tarifas vigentes

 

Quantities

 

  • El cálculo
  • La cifra
  • El doble
  • La mitad
  • Número + por cada + número
  • Por ciento
  • El porcentaje
  • El precio
  • El total
  • Un cuarto de
  • Un tercio de

 

Price

 

  • A precio de coste / fábrica
  • El aval
  • Bajar / subir el precio
  • Calcular por lo alto / bajo
  • Costar
  • El coste
  • Estar a
  • La fianza
  • Hacer un cálculo exacto / aproximado
  • Hacer un descuento
  • El importe
  • Llevar la cuenta
  • Rebajar
  • Redondear un importe
  • La señal
  • La tarifa
  • La tasa

 

Payment methods

 

  • Abrir una cuenta de cliente
  • Comprar al detalle / al por mayor / en cantidades industriales
  • Pagar a X meses vista
  • Pagar al contado / a plazos vencidos
  • Pagar contra reembolso
  • Pagar en metálico / con cheque / mediante transferencia bancaria / con una letra bancaria
  • Pagar mediante factura proforma

 

 

 

Frases útiles para solicitar información.

 

Solicitar algo

 

  • Solicitamos el envío…
  • Rogamos que nos manden…
  • Les rogamos que nos hagan llegar…
  • Agradeceríamos que nos remitieran…
  • Agradecería que me facilitaran…

 

Show gratitude

 

  • Agradecemos de antemano su atención.
  • Les damos las gracias por anticipado.
  • Con nuestro más sincero agradecimiento.

 

Other expressions and useful phrases

 

  • Estamos interesados en…
  • Necesitamos adquirir…
  • Tenemos proyectada la compra de…
  • Desearíamos ampliar…
  • Renovar el material / las instalaciones / el mobiliario…
  • Información detallada sobre / de…
  • Facilitar / proporcionar una información
  • Proveer de / abastecer / suministrar / proporcionar mercancías
  • Hacer / ofrecer un descuento / una bonificación
  • Una oferta
  • Un presupuesto
  • Un catálogo general
  • Una lista / una relación de precios vigentes / actuales
  • Las tarifas
  • Una muestra / un muestrario
  • Una propuesta / una proposición
  • Artículos / productos / géneros / mercancías (en México, mercaderías)
  • Los plazos de entrega
  • Las condiciones / modalidades de pago
  • A vuelta de correo / a la mayor brevedad posible / en el más breve plazo
  • Las existencias / el stock

 

Conclusion y farewell

 

  • Quedamos a la espera de sus noticias y les saludamos atentamente.
  • En espera de su respuesta, nos despedimos cordialmente.
  • Esperando su pronta respuesta, aprovechamos la presente ocasión para enviarles atentos / cordiales saludos.

 

¿Practicamos?

 

Redacta el siguiente correo electrónico: está interesado en un viaje a Argentina anunciado por la agencia de viajes Ameritours de Barcelona. Escriba un correo de electrónico para solicitar información sobre los precios, las fechas de salida y regreso de los viajes y las actividades propuestas.

 

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Practice your Business Spanish with Francisco!


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