Wir sagen oft "die" anstatt "sie", um mehr Distanz zu schaffen. "Die" klingt oft auch weniger respektvoll als "sie". "Die" klingt auch weniger förmlich. Zum Beispiel: A: "Die Vermieterin ist am Telefon." B: "Was will sie denn?" => Das klingt neugierig. Und es klingt, als hätte B kein Problem mit der Vermieterin. A: "Die Vermieterin ist am Telefon." B: "Was will die denn?" => B klingt etwas genervt. Wenn die Vermieterin anruft, ist das nicht gut.

In general, you can use articles (stressed when speaking) as demonstrative pronouns. In strength, there are somewhere in between pronouns and "dieser" etc.

Hm, schwierig zu erklären, aber ich vermute dein Kollege hat in diesem Kontext von dem Personal dieser Firma gesprochen ("die sind" = Plural), und nicht von der Firma an sich gesprochen (hier hätte er sonst "sie ist" oder "diese Firma ist", also "sein" im Singular verwendet). Ich hoffe das hilft dir zumindest ein wenig weiter...