"Hablaban con el gerente del hotel" ( "ellos hablaban" = imperfect indicative) refers to an action that is already passed but doesn't indicate the beginning and / or the end. ("ellos hablaban con el gerente del hotel en el momento en que yo llegué"; "ellos hablaban mucho entre ellos"...) "Habian hablado con el gerente del hotel" ("ellos habían hablado" = past perfect indicative) refers to an action IN THE PAST that is already FINISHED and happens before another action also in the past. ("Ellos habían hablado con el gerente del hotel antes de que yo llegara", "Ellos habían hablado con el gerente del hotel cuando todo sucedió"...)

"Hablaban" is an imperfect tense, it refers to an action in process (in the past). "Habían hablado" is an perfect tense, the action had already finished (in the past).

An observation, with your permission: ¿Qué diferencia HAY entre "Hablaban con el gerente del hotel" y "Habian hablado con el gerente del hotel"? Or: ¿CUÁL ES LA diferencia entre "Hablaban con el gerente del hotel" y "Habian hablado con el gerente del hotel"?