So etwas wie "Wir werden uns persönlich vor meiner Ankunft mit Ihnen in Verbindung setzen". Obwohl ich mir nicht sicher bin, ob ich die Nuancen von "vive voix" richtig übersetzt habe. "Direkt" statt "persönlich" geht vielleicht auch, oder "treffen" statt "in Verbindung setzen", je nachdem, was genau gemeint ist.

That means, "we will call you and talk to you personally before my arrival". Actually (in the context), "we" refers to me and my parents and "my" refers to myself (because I'll travel alone, without my parents). We couldn't say "before we meet" so.

Does that mean, we will call you and talk to you personally before my arrival, or before our arrival? It should be "I will call you" because it says "before my arrival". Can we say, before we meet ? There can be many translations depending upon the context.