How To Write An Email For Conducting Business In Spanish

Business people conducting business in Spanish have to use written communication: particularly business mail.

People who conduct business in Spanish have to use written communication: particularly business mail.

Each e-mail has its own style, structure and purpose. That means that you must get used to the specific vocabulary and have a good grasp of Spanish grammar.

Therefore, I am going to teach you how to write a request letter or e-mail to ask information:

1. The structure.

2. Grammar.

3. Vocabulary:

a. Specific glossary.

b. Useful phrases.

The structure of a request letter or e-mail to ask information.

Nowadays, it is more usual to write an e-mail than a formal letter. Nevertheless, the structure of this type of mail is the same in both formats. Basically, you must divide your writing in the following parts:

1. Subject.

2. Formal greeting (estimados señores, señores, etc.).

3. Target of the mail.

4. Conditions.

5. Formal farewell.

Let’s see an example.

Asunto:

Solicitud de catalogo

Saludo

Estimados señores

Objeto de la carta

Para poder aumentar la oferta a nuestros clientes, estamos informándonos de las distintas empresas suministradoras. Por ello, les rogamos encarecidamente que nos envíen su catálogo de equipos y consumibles, e información sobre precios, condiciones generales de venta y descuentos

Condiciones

Estudiaremos detenidamente su propuesta y, podremos cursarles un pedido a principios del mes próximo podremos cursarles un pedido a principios del mes próximo.

Despedida

A la espera de sus noticias, les saludamos muy atentamente.

We will see a practical exercise at the end of this article that you can practice this type of mail at work or home.

Grammar.

Es habitual el uso del presente de subjuntivo y el pretérito imperfecto de subjuntivo. Los verbos más comunes:

Incluir
Especificar
Conceder
Atender
Tener
Puntualizar
Remitir
Hacer

Veamos algunos ejemplos:

Agradecería que me hicieran / hiciesen llegar un presupuesto.
Le rogamos que especifiquen sus condiciones de pago.
Solicitamos que nos concedan las facilidades de pago.
Le ruego que me remitan una relación de precios.
Agradeceríamos que nos puntualizaran sus plazos de entrega.

Vocabulary.

Business papers

El albarán
El catálogo
El cheque
Las condiciones de financiación / pago
La factura
La lista de precios
El muestrario
La oferta
El presupuesto
El recibo
Las tarifas vigentes

Quantities

El cálculo
La cifra
El doble
La mitad
Número + por cada + número
Por ciento
El porcentaje
El precio
El total
Un cuarto de
Un tercio de

Price

A precio de coste / fábrica
El aval
Bajar / subir el precio
Calcular por lo alto / bajo
Costar
El coste
Estar a
La fianza
Hacer un cálculo exacto / aproximado
Hacer un descuento
El importe
Llevar la cuenta
Rebajar
Redondear un importe
La señal
La tarifa
La tasa

Payment methods

Abrir una cuenta de cliente
Comprar al detalle / al por mayor / en cantidades industriales
Pagar a X meses vista
Pagar al contado / a plazos vencidos
Pagar contra reembolso
Pagar en metálico / con cheque / mediante transferencia bancaria / con una letra bancaria
Pagar mediante factura proforma

Frases útiles para solicitar información.

Solicitar algo

Solicitamos el envío…
Rogamos que nos manden…
Les rogamos que nos hagan llegar…
Agradeceríamos que nos remitieran…
Agradecería que me facilitaran…

Show gratitude

Agradecemos de antemano su atención.
Les damos las gracias por anticipado.
Con nuestro más sincero agradecimiento.

Other expressions and useful phrases

Estamos interesados en…
Necesitamos adquirir…
Tenemos proyectada la compra de…
Desearíamos ampliar…
Renovar el material / las instalaciones / el mobiliario…
Información detallada sobre / de…
Facilitar / proporcionar una información
Proveer de / abastecer / suministrar / proporcionar mercancías
Hacer / ofrecer un descuento / una bonificación
Una oferta
Un presupuesto
Un catálogo general
Una lista / una relación de precios vigentes / actuales
Las tarifas
Una muestra / un muestrario
Una propuesta / una proposición
Artículos / productos / géneros / mercancías (en México, mercaderías)
Los plazos de entrega
Las condiciones / modalidades de pago
A vuelta de correo / a la mayor brevedad posible / en el más breve plazo
Las existencias / el stock

Conclusion y farewell

Quedamos a la espera de sus noticias y les saludamos atentamente.
En espera de su respuesta, nos despedimos cordialmente.
Esperando su pronta respuesta, aprovechamos la presente ocasión para enviarles atentos / cordiales saludos.

¿Practicamos?

Redacta el siguiente correo electrónico: está interesado en un viaje a Argentina anunciado por la agencia de viajes Ameritours de Barcelona. Escriba un correo de electrónico para solicitar información sobre los precios, las fechas de salida y regreso de los viajes y las actividades propuestas.