Разница в зависимых словах. С какими-то используют «приготовить» (еду или ужин, деньги для оплаты), с какими-то «подготовить» (доклад для конференции, договор аренды). Надо контекст.

"Приготовить" чаще всего относится к еде — например, "приготовить суп". "Подготовить суп" не говорят, кроме каких-то очень специфических контекстов. Если речь не идёт о процессе приготовления еды, то, кажется, "подготовить" означает или подразумевает, что было проделано больше работы, чем в случае "приготовить", например: "я приготовил необходимые документы" — все документы уже были в нужном виде, я положил их в одну папку для дальнейшего использования, "я подготовил необходимые документы" — я что-то сделал с документами (например, исправил данные, получил недостающие документы, составил отчёт и т. п.), и теперь их можно использовать (а раньше этих документов не было совсем, или они были в неподходящем виде).

Приготовить - довести до состояния готовности, что-то можно использовать, оно готово. Подготовить - провести предварительную работу до начала процесса. Приготовить борщ, подготовить продукты для борща. Подготовить тезисы для доклада, приготовить доклад.